こんにちは！のりたま（ニックネーム）です！
「丁寧に返してるのに、なんだかちゃんと伝わってない気がする…」
「読み返すと、自分の送ったメッセージが冷たかったかもしれない。」
そのように感じたことはありませんか？
在宅ワークやオンライン業務が当たり前になった今、チャットコミュニケーションは必要不可欠。
日々のやり取りの中で、自分の送る一文が相手に与える印象は思っている以上に大きく、
チャットコミュニケーションが信頼関係を左右すると言っても過言ではありません。
しかし、「丁寧に書けば好印象になる」と思っていたのに、
実はその丁寧さが、逆に「読みづらい」 「返信は後にしよう」と思わせてしまうことも。
つまり、丁寧＝信頼されるとは限らないのです。
むしろ、“やりすぎ丁寧”は逆効果になることもあるのです。
そこで本記事では、相手から「感じがいい人だな」 「やり取りしやすいな」と思われるだけでなく、
信頼されるチャットコミュニケーションのコツを5つに絞ってご紹介します。
「どう返したらいいか迷う…」 「テンプレのままだと不自然かも…」と感じているなら、
チャットコミュニケーションでありがちな失敗から一歩抜け出し、
冷たく見えないのに雑じゃない、信頼される書き方を一緒に身につけていきましょう！
「丁寧＝信頼される」は思い込み、逆効果の3つの理由
長すぎて伝わらない
「お世話になっております。大変恐縮ですが、もしお手すきの際がございましたら、以下の件についてご確認いただけますと幸いです。」
⇒結論がどこにあるか分かりづらく、読むのが面倒になります。
「お忙しいところ恐れ入ります。以下の件、ご確認いただけますでしょうか？
お手すきの際で大丈夫です。よろしくお願いいたします！」
⇒要点を先に提示（＝何をしてほしいのかを明確に）
「〜していただけますと幸いです」などの回りくどい表現を減らし、
読みやすく・伝わる構成に変えることが大切です！
回りくどくて返信しにくい
「ご無理のない範囲で大丈夫ですので、ご対応いただけましたら幸いです。」
⇒曖昧すぎて対応すべきか迷います。相手に判断を丸投げしてしまうのもよくないです。
「お手すきのタイミングで、こちらご対応いただけると助かります！
ご都合が難しければ、遠慮なくお知らせください😊」
⇒「大丈夫ですので」などの曖昧な表現を具体的に変換！
「助かります」「遠慮なく」などでやわらかさと信頼感を両立
無難すぎて人柄が見えない
「承知いたしました。よろしくお願いいたします。」
⇒定型文だけで終わると、そっけなく感じられ信頼構築に繋がりません。
「かしこまりました！ご共有ありがとうございます😊
引き続きよろしくお願いいたします。」
⇒絵文字や感謝を適度に入れることで人柄と好印象を添えられます！
“事務連絡に感じがちな定型文” から “感情があるあたたかみのある言葉” に変えるだけで印象が変わります。
「私もやっていたかも…」
「確かに、返信しにくいかも」
「あ…定型ばかり使ってる」
と、思うものはありましたか？
私もビジネスメールのようにチャットでも送ってしまいがちでした。（笑）
ですが、チャットはメールよりも砕けたツールです！
丁寧であることは大切ですが、”やりすぎ丁寧”は必要ないことに気づけたのではないでしょうか？
“やりすぎ丁寧”を卒業！シーン別4つの改善実例
”やりすぎ丁寧”は必要ないと知ったけど、このままではどのようなチャットコミュニケーションをすればよいのかわからない方も多いかと思います。
この章ではシーン別に改善実例をご紹介していきます！
今後の文章作成時のヒントになるかと思いますので
ぜひ、あなたも下記ポイントを踏まえてどう修正するのか考えながら進んでみてくださいね！
- 要点を最初に出す
- 短くても意味が伝わる構文に変える
- 一言や絵文字を添えてあたたかみプラス
報告
Before
「先ほど◯◯の件、対応完了しましたのでご報告いたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
↓
↓
↓
After
「◯◯の件、完了しましたのでご報告です！ご不明点あれば教えてください😊」
依頼
Before
「大変恐縮ではございますが、もし可能でございましたら、下記の件についてご対応いただけますと幸いです。」
↓
↓
↓
After
「お手すきのときに、こちらご確認いただけると助かります！
急ぎではないので、ご都合の良いタイミングで大丈夫です🙇♀️」
お礼
Before
「ご対応いただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」
↓
↓
↓
After
「ご対応ありがとうございました！おかげさまでとても助かりました😊
引き続きよろしくお願いいたします。」
確認
Before
「念のため、以下の内容に問題がないかご確認いただけますか？
もし修正点があればお知らせください。」
↓
↓
↓
After
「念のため、以下の内容に問題がないかご確認をお願いします！
もし気になる点があれば遠慮なくお知らせください！」
Before→After、うまくいきましたか？
| かしこまりすぎ | シンプルに言い換える |
|---|---|
| 距離感がある | 一言の柔らかさや絵文字 |
| 感情が伝わらない | 感謝・配慮・共感を加える |
| 正しいけど味気ない | 「あなたに向けた」感を出す |
これらを考えて文を変えることで、堅苦しかった丁寧さから
人柄の見えるやわらかい丁寧さに、印象が変わったのではないでしょうか？
実際に考えてみると、難しいスキルはいらなかったですよね！
「ちょっと柔らかく言い換える」「一言添える」
それだけで、チャットでも“信頼される書き方”は実現できます。
絵文字・語尾・スタンプのおすすめ使い方
これまでの改善案を見て
「絵文字入れているけど、使うタイミングや送る相手のラインがわからない…」
と感じた方もいらっしゃるかと思います。
取り入れようにもどんな相手に何を使うのが良いのかわからないですよね。
そこで、距離感別に使える絵文字をまとめました！
無理に絵文字を取り入れた方が良いわけではないので、
もしもあなたが絵文字を送りずらいと感じているのであれば、
できることからで大丈夫です！
参考程度に見てみてくださいね！
①【親しい関係・同僚／チーム内】
絵文字：😊✨🙆♀️😆 など、明るくやわらかい印象を与えるもの
語尾：〜ですね！ 〜ですよ〜！ など、ややくだけた表現でもOK
スタンプ：「了解です！」「ありがとう」などの気軽な反応スタンプが使いやすい
②【初対面・ビジネスパートナー（はじめまして）】
絵文字：😊🙇♀️ など、控えめに1つ程度（文末に添えるとやわらかい印象）
語尾：〜です。〜ます。＋「よろしくお願いいたします」など丁寧表現
スタンプ：原則使用しないが、Slackなどの場合は「👍」「🙇」のリアクションで代用OK
③【少し年上・目上の相手（上司・クライアントなど）】
絵文字：使う場合は🙇♀️や😊を文末に1つだけ。
語尾：文末に丁寧語を使い、言い切りすぎずやわらかさを残す（例：「ご確認お願いいたします」）
スタンプ：基本使わず、「文章＋リアクション」で十分
④【長く付き合いのある顧客・フランクなやり取りが続いている相手】
絵文字：😊✨🙆♀️など、相手のテンションに合わせて柔らかめの絵文字を適度に使用
語尾：〜ですね！〜かと思います！など、ビジネス丁寧＋少しくだけた調子でOK
スタンプ：「ありがとうございます！」「よろしくお願いします」など感謝系・挨拶系が使いやすい
⑤【年上で堅めの関係（50代以上の上司・保守的な取引先など）】
絵文字：基本は使わないか、必要な場合は🙇♀️のみを1つ程度
語尾：一貫して丁寧語（〜いたします／〜のほどよろしくお願いいたします）
スタンプ：使用しない。やり取りは文章ベースで完結させる
迷ったら「相手の文体に合わせる」が最も安全かつ好印象です！
信頼されるチャットコミュニケーションの書き方３選
結論ファースト
✖ 「ご都合のよい時間を確認させていただきたく、いくつか候補をお送りいたします。」
〇 「スケジュール調整のため、以下の候補をご確認ください。ご都合のよい時間を教えていただけると助かります。」
このように、最初に結論、後に補足を書くことで読みやすくなります！
クライアントにとって “今何をすべきか” が伝わる構成が大切です。
曖昧な表現は避ける
✖ 「一旦こちらの内容でご提出いたします。」
〇 「こちらで確定版としてご提出いたします。不備があればお知らせください。」
曖昧な表現は一見やさしく見えますが、相手に判断を丸投げすることになり、気を遣わせたり、返信が遅れたりする原因になります。
相手が“返信しやすい構成”にする
✖ 「今回の進め方についてご意見いただければと思います。」
〇 「今回の進め方について、A案［〇〇］とB案［〇〇］、どちらがよろしいでしょうか？」
返信の選択肢を絞った文にすることで、クライアントの返信負担を軽減できます！
Yes/Noまたは選択できる書き方にしましょう。
まとめ
返信しやすい文章とは、「気が利く人」「配慮できる人」と思われるチャットでもあります。
丁寧な文章にしすぎて遠回しな伝え方になっていないか、何を伝えようとしているのかわからなくなっていないか、
今回ご紹介したポイントや言い換えを参考にぜひチェックしてみてください！
私はチャット送信の前に声に出して読むことで違和感を感じないか確認していたので、
よければ「声出し確認」もやってみてくださいね！
